06 Set La danza delle ore: 3 spunti per gestire tempo e compiti

Capita spesso di sentirsi sopraffatti dagli impegni, dalle cose da fare a lavoro, da sistemare a casa, dai pensieri di ciò che si è lasciato in sospeso e che si deve portare a termine, ci si sente travolti dai doveri e dai compiti e questo ci mette sotto pressione. Ancor più forte questa sensazione la si prova al rientro dalle ferie, sicché in un secondo si è catapultati dallo stato di grazia delle vacanze allo stato di stress della realtà che abbiamo intorno.

È successo anche a te qualche volta di pensare che il tempo che hai a disposizione rispetto ai tuoi impegni e doveri è troppo poco? Beh! a me capitava spesso… e perdevo ancor più tempo continuando a raccontarmi che non avevo tempo!!!

Analizzando un attimo la situazione tempo, ci si rende conto di quanto spesso lo impieghiamo in maniera poco produttiva.

Una curiosità: hai mai calcolato il tempo che passi sui vari social a guardare video e leggere post della vita di altre persone? Nel Report che viene redatto annualmente sui comportamenti e le abitudini della popolazione mondiale sul web, curato dall’agenzia We Are Social, è emerso che in Italia l’utente medio spende circa 2 ore e 19 minuti al giorno del suo tempo usando i social media.

Ormai però i nostri amati social fanno parte della quotidianità e dobbiamo imparare a gestire, organizzare e semplificare il tempo a nostra disposizione, social compresi (magari facendone un uso più mirato).
Non è un sogno! Ecco come ho fatto io…

Incomincia con lo scrivere qualunque cosa da fare ti venga in mente ovunque tu sia, su un pezzo di carta, su un post-it, sul telefono o sul tablet se sei fuori casa. Spesso le cose da fare ci vengono in mente in un determinato momento (un po’ come le buone idee) e ci ripetiamo nella mente “devo fare questo, devo fare quest’altro”, ma poi passato il momento ce ne dimentichiamo e puntualmente ce ne ricordiamo o in corner o quando non serve più… a volte combinando qualche pasticcio.

Il modo migliore per ricordare è scrivere!

Una volta che sarai a casa prendi tutto ciò che hai annotato sui vari supporti, prendi un quaderno dedicato allo scopo e riscrivi tutto ciò che devi fare, diviso per settore: lavoro, casa, spesa, salute, viaggi, famiglia, amici e così via.

In America lo chiamano Bullet Journal, io lo chiamo Quaderno dei Compiti. Comunque tu lo voglia nominare, ti garantisco che diventa un fedele compagno, permette di avere sotto gli occhi le cose da fare e ne semplifica la realizzazione, specie se unita all’azione successiva.

Fatto ciò, indica la deadline per ogni compito, ovvero la data entro la quale il compito deve essere eseguito, portato a compimento.
Avere una data è importantissimo sia per la gestione del tempo che per dare una direzione alla nostra mente, esattamente come si fa con gli obiettivi.

A questo punto utilizza il metodo dei 6 punti.
Il metodo ideato da Ivy Lee, per aumentare la produttività personale e riuscire a portare a termine i compiti più importanti, consiste nel definire, alla fine di ogni giornata, le sei cose più importanti da fare il giorno dopo. Solo sei!!! Una volta stilata la lista, vanno ordinati i sei compiti in base alla loro importanza.  La mattina seguente, ci si deve concentrare subito sul primo compito ed andare avanti finché non si è portato a termine, dopo di che si passa al secondo e così via.

Se alla fine della giornata avrai finalizzato tutti i compiti ed anche qualcuno in più, ottimo!
E se invece non ci sei riuscito??? Nessun problema, i rimanenti li sposterai al giorno successivo, aggiungerai gli altri compiti sempre sino ad arrivare a sei, ordinerai le loro priorità e andrai avanti così per ogni giorno.

Naturalmente se ci si accorge che un compito viene rimandato da un giorno all’altro e poi al successivo e così via per più di 4 giorni, allora bisogna farsi una domanda sulla sua importanza e a quel punto bisogna prendere una decisione chiara: o lo si elimina perché in realtà non è così importante oppure lo si delega a qualcun altro.

Le 3 azioni da compiere sono:

• Scrivere sul Quaderno del Fare i compiti da realizzare;
• Inserire una Deadline, una data entro la quale ogni compito deve essere compiuto;
• Scrivere ogni sera le 6 azioni su cui lavorare il giorno successivo.

Semplice vero?
Sperimentalo e poi fammi sapere.

Buon lavoro!